EDI

Mitos y realidades del Intercambio Electrónico de Datos

Braun, Philips o Moulinex mejoran sus redes de asistencia al cliente gracias al proyecto Edisat

Alfonso Sánchez Carreño
Electronic Commerce Senior Consultant
ORIGIN Spain


Pero, … ¿qué es el EDI en 1999? Sus siglas inglesas responden a Intercambio Electrónico de Datos, pero, personalmente, añadiría: "entre aplicaciones informáticas y asociado a transacciones de negocio entre empresas".

El EDI, definido de la manera anterior, es el paradigma del comercio electrónico entre empresas. Para ser exactos, se hablaba del primero mucho antes que del segundo. Mediante la aplicación del EDI, las organizaciones conectan sus sistemas informáticos de gestión entre sí, a efectos de canalizar telemáticamente las transacciones de negocio que fluyen entre ellas: pedidos, albaranes, facturas, peticiones de oferta, órdenes financieras, órdenes de reaprovisionamiento, etc. Deliberadamente he resaltado el término "conectan", ya que ha de entenderse éste en el sentido amplio de la palabra, no significando necesariamente una conexión directa física entre ordenadores de diferentes empresas, sino una capacidad de comunicación entre los mismos, bien sea a través de una conexión física directa, bien sea a traves de una red de transporte intermediaria, que perfectamente puede ser Internet.

El EDI, por tanto, implica diálogo y traspaso de información entre las aplicaciones informáticas de empresas que se relacionan comercialmente entre sí. Siempre que hay un diálogo es necesario establecer el idioma o lenguaje que se va a utilizar; en EDI ocurre exactamente lo mismo: es necesario que los sistemas informáticos que, además, pertenecen a diferentes empresas, sean capaces de hablar el mismo idioma, de interpretar de la misma forma las transacciones comerciales que intercambian; por ello, existen normas generales, como EDIFACT, que definen los formatos de las transacciones mas habituales que las empresas intercambian entre sí (pedidos, facturas, etc); incluso, y como respuesta a la realidad de los negocios, existen adaptaciones de dichas normas que se ajustan a la operativa y a las particularidades de determinados sectores de actividad donde el EDI ha alcanzado gran madurez.

Comercio electrónico, como evolución lógica en la empresa

Si se analiza cuidadosamente cómo la Informática y las telecomunicaciones han ido, progresivamente y desde su aparición, incorporándose en los procesos de negocio de la empresa, nos daremos cuenta de que el comercio electrónico supone el siguiente paso de la evolución. El objetivo que los responsables de las organizaciones buscaban cumplir en los primeros tiempos de la Informática era el de optimizar y automatizar los procesos internos. De esta forma, las aplicaciones de nómina, de contabilidad, de facturación, de control de almacén, etcétera, eran la principal preocupación de los gestores, que buscaban en ellas, principalmente, un ahorro de tiempo.

La aparición del PC, no hace aún veinte años, significó una popularización de la Informática y de su aplicación hacia otras áreas y funciones dentro de la empresa; no obstante, la Informática seguía confinada a la optimización de los procesos internos, sin extenderse mas allá de los límites de la organización.

Con el desarrollo y popularización de las Telecomunicaciones, los ordenadores comenzaron a enviarse información entre sí. Esta nueva capacidad se utilizó para que las empresas constituyeran redes, más o menos amplias, para facilitar la comunicación entre ordenadores de una misma ubicación física y, posteriormente, entre ordenadores de diferentes localizaciones. Pero lo importante es que, en términos generales, la Informática, y entonces ya las telecomunicaciones, seguían utilizándose dentro de los límites de una sóla empresa, sin ampliar su uso a las interacciones con clientes, proveedores, etc.

Para tener una perspectiva de la situación actual, piénsese que esta fase surgió aproximadamente, y de forma general, no hace mas de diez años.

La revolución Internet ha traído consigo que se hable mucho de comercio electrónico, a veces de forma algo confusa. Internet es, y sobre todo será, un catalizador o facilitador de lo que ha de ser, desde un punto de vista lógico, la siguiente etapa de la Informática, una vez los procesos internos estén ya debidamente resueltos: su aplicación a la optimización de los procesos externos a la compañía, a los asociados a las interacciones con clientes, proveedores, entidades financieras, etc. Y en ese contexto el EDI es la clave del juego.

Se dijo anteriormente que EDI es un concepto que ya se maneja desde hace algún tiempo. Es un grave error desprender de ese hecho que es una filosofía obsoleta o anticuada; nada mas lejos de la realidad: el EDI, aplicado a la operativa cotidiana en la empresa, se podría decir que aún no ha despegado en nuestro país. Particularmente pienso que el concepto llegó antes de tiempo, que era una idea demasiado innovadora para una realidad de mercado no preparada aún para acogerlo; hoy día, una vez se superen las adaptaciones del año 2000 y del Euro, el comercio electrónico en general, y el EDI en particular, deben de ser el nuevo reto de las empresas para optimizar las transacciones comerciales con sus interlocutores de negocio.


El plano estratégico

La aplicación del EDI reduce tiempos, costes, papel e ineficiencias en las transacciones comerciales entre empresas, todo ello como consecuencia de las comunicaciones directas entre aplicaciones informáticas a través de una red de transporte de información. Desde un punto de vista de negocio, los beneficios anteriores se materializan en reducción de stocks, mayor rapidez en las cadenas de aprovisionamiento y de distribución, eliminación de incidencias en el ciclo pedido/factura, etc, factores clave todos ellos para la competitividad de las empresas a día de hoy. Y hablar en estos términos es hablar en términos de negocio, de dinero y de estrategia de empresa, lo cual sitúa al EDI en su verdadera dimensión, mas allá de un plano puramente técnico como erróneamente se ha venido haciendo en muchas ocasiones.

No sería justo no hablar de los inconvenientes del EDI, aunque quizá no sea demasiado acertado emplear este término: "inconvenientes". Mejor cabría hablar de dificultades para su puesta en marcha. La más importante de todas es que un proyecto EDI no es individual, sino colectivo; se trata de relacionar electrónicamente a empresas entre sí, para lo cual es necesario que todas ellas perciban el valor de aplicarlo en sus organizaciones; esta labor es árdua y complicada, no se puede decir lo contrario, en tanto en cuanto es necesario compatibilizar intereses que, a veces, pueden percibirse como contrapuestos.

Otra de las dificultades que el EDI ha de superar es la del humano miedo al cambio. Áreas como Compras, Ventas, Contabilidad o Facturación experimentan con EDI la llamada reingeniería de procesos (o BPR, en sus siglas inglesas) que implica una nueva forma de realizar los procesos cotidianos. En este sentido, no puedo dejar de exponer mi visión de este asunto: no superar en las organizaciones el miedo al cambio hoy, de una forma natural, puede suponer, a medio plazo, verse forzado a tener que hacerlo traumáticamente y cuando las condiciones de mercado impongan mucha más presión. Retrasar la decisión de aplicar en las empresas las posibilidades que brinda el EDI, o el comercio electrónico en general, es desaprovechar oportunidades en un mercado sumamente competitivo.

Falsos mitos asociados al EDI

Aunque ya se han puesto de manifiesto algunos, particularmente creo que merece la pena dedicar un apartado a desmentir todos aquellos mitos que contribuyen a dificultar la aplicación del EDI en las organizaciones.

Se suele oír que "el EDI es una tecnología obsoleta"; con esta afirmación se comete un doble error; el primero considerar el EDI como una tecnología, cuando en realidad es un concepto estratégico, de negocio, que es independiente de la tecnología con la que se plasme en realidad. El segundo error es tacharlo de obsoleto, cuando los beneficios que aporta están en línea con los objetivos buscados por las organizaciones a día de hoy. En todo caso sería mas justo tacharlo de evolucionado que de obsoleto, considerando que no todas las organizaciones han sabido considerarlo como un factor clave para la mejora de su negocio.